Pengertian Stock Opname Beserta Tujuan, Fungsi dan Langkahnya

Kalian pasti pernah ke swalayan dan melihat begitu banyak jenis barang yang dijual oleh mereka. Untuk melacak kuantitas barang sebanyak itu, swalayan pasti melakukan stock opname. Stock opname adalah kegiatan yang bersangkutan perhitungan stok barang di gudang.

Aktivitas ini jelas membutuhkan tenaga yang besar, terlebih lagi jika masih ada yang mengerjakan pencatatan persediaan barang dengan cara manual.

Jadi, mari kita pahami tentang stock opname pada pembahasan kali ini.

Pengertian Stock Opname

Yuk sekarang kita bahas tentang pengertian stock opname, yaitu suatu kegiatan mengenai perhitungan stok barang di gudang perusahaan sebelum dijual ke pasar. Kegiatan tersebut memang menyita waktu, karena Anda akan memeriksa dan menghitung barang yang ada di gudang secara langsung.

Melakukan perhitungan itu juga harus teliti, tidak boleh ada kesalahan ataupun ada perhitungan yang terlewat karena sangat berengaruh pada stok barang yang akan dijual.

Seiring perkembangan teknologi saat ini sudah ada barcode, dengan menggunakan barcode proses stock opname dapat dilakukan dengan cepat dan bisa menelimalisir kesalahan pencatatan dan perhitungan.

Tujuan Stock Opname

Tujuan stock opname adalah bisa membantu mengecek persediaan barang dan kas. Tetapi untuk perusahaan manufaktur, stock opname dilakukan untuk mengetahui persediaan bahan baku, bahan setengah jadi dan barang jadi.

Ada petugas yang memang tugasnya melakukan stock opname yaitu petugas audit yang nantinya mencatat persediaan barang internal perusahaan. Jadi dengan adanya proses ini Anda bisa melakukannya secara independen yang nantinya memberikan hasil yang akurat.

Tetapi, jika ditemukan adanya selisih lebih antara persediaan barang ataupun kas, tetap harus melakukan pengecekan ulang agar mengetahui adanya kelalaian dalam transaksi yang belum dicatat.

Fungsi Stock Opname

  • Kondisi Stok

Mengetahui jumlah pada stok dari waktu ke waktu, Anda bisa menganalisa bahwa performa penjualan dari barang yang telah dimiliki.

Lalu Anda bisa memprediksi kapan waktu yang tepat dalam melakukan pembelian stok barang selanjutnya.

  • Selisih Pencatatan

Adanya verifikasi fisik yang menunjukkan adanya kemungkinan selisih antara pencatatan dengan perhitungan fisik yang Anda lakukan.

Pada risiko selisih ini akan menjadi besar jika Anda masih melakukan pencatatannya inbound dan outbound dengan cara manual di beberapa sub penjualan.

Jika masih terdapat pencatatan manual, Anda akan sulit dalam menganalisa penyebab adanya selisih tersebut. Tetapi jika pencatatannya sudah menggunakan sistem, Anda akan bisa memutuskan atau menindaklanjuti persediaan barang.

  • Kesalahaan Perusahaan

Fungsi terakhir yaitu mitigasi risiko kesalahan pada perusahaan akibat adanya selisih perhitungan stok. Hal ini terjadi bisa karena prosedur perhitungan pada proses inbound sampai outbound.

Ada pula kecurangan pada pihak-pihak tertentu pada proses operasi bisnis. Dengan adanya analisa tersebut, dapat dilakukan langkah untuk peningkatan kebijakan atau prosedur agar tidak terjadi risiko atau kecurangan yang terjadi.

Pelaksanaan Stock Opname

Bagi pelaksanaan aktivitas verifikasi fisik yang jumlah dan kualitas dari stok dapat dilakukan sekali dalam setahun.

Hal ini menunjukan bahwa bisnis tersebut memiliki pengendalian internal supaya manajemen operasional dapat berjalan sesuai dengan rencana.

Waktu yang optimal untuk Anda melakukan inventory checking yaitu:

  • Waktu Harian

Pelaksanaan stock opname tergantung kebutuhan pada bisnis. Dari kebanyakan bisnis, biasanya yang melakukan inventory checking harian adalah jenis produk fast moving dan memiliki cycle life yang rendah yaitu makanan dan minuman.

  • Waktu Periodik

Pelaksanaan stock opname dapat dilakukan secara periodik. Waktu biasanya dilakukan adalah per kuartal atau bisa 3 bulan, 6 bulan, ataupun bisa per tahun.

Anda bisa menentukan kapan periode jika melakukan stock opname sesuai dengan tingkat kebutuhan dan kemampuan untuk melakukannya.

  • Waktu Pristiwa

Anda bisa melakukan rekaman stok barang pada waktu-waktu tertentu sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Contohnya peristiwa yang dapat menyebabkan harus dilakukannnya verifikasi stok, atau adanya kejadian yang menyebabkan traffic keluar masuk stok barang yg tinggi, seperti promo-promo hari raya, Hari Belanja Online Nasional dan lainnya.

Manfaat Menghitung Stok

Pasti sebagai pelaku usaha Anda ingin melihat persediaan barang dengan jumlah yang ada di gudang dengan pasti kan, stock opname juga memiliki beberapa manfaat:

  • Bisa mengetahui kondisi dari barang yang ada di gudang secara pasti dan akurat.
  • Menjadi dasar analisis dari tahun sebelumnya, agar dapat melihat perkembangan perusahaan.
  • Meminimalisir adanya penyimpangan pada barang, yaitu adanya kelebihan dan kekurangan barang.
  • Dapat menindaklanjut dengan cepat, jika ada barang yang kekurangan ataupun hilang, agar tidak terjadi stok barang kosong.
  • Mengetahui arus masuk dan keluar barang.

Pasti dari kalian masih berpikir mengapa sih harus ada stock opname? karena adanya kegiatan stock opname ini untuk mengetahui secara pasti persediaan barang yang ada pada catatan dan pembukuan yang ada di gudang.

Jika ada selisih bisa dilakukan dua cara, yaitu dengan membuat jurnal penyesuaian atas adanya kekurangan barang atau juga perusahaan dapat membebankan pada petugas stok batang dengan melakukan pergantian atas kekurangan barang.

Langkah Melakukan Stock Opname

  1. Dokumen yang dibutuhkan sudah lengkap sebelum melakukan stok, agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan pendataan.
  2. Menghentikan pergerakan barang yang masuk dan keluar dari perusahaan, supaya pada saat perhitungan tidak ada selisih kelebihan ataupun kekurangan. Stok opname barang yang efektif adalah dilakukan pada saat libur sehingga tidak ada transaksi masuk dan keluar.
  3. Alokasi gudang bisa lebih dari satu agar stock opname barang yang dilakukan lebih dari satu orang supaya lebih maksimal.
  4. Melakukan perhitungan dengan cermat dan teliti.
  5. Perhitungan fisik untuk mengetahui hasilnya, selanjutnya membandingkan dengan pencatatan pada buku tentang jumlah yang tersedia di dalam gudang.
  6. Membuat laporan stock opname barang.
  7. Terakhir yaitu melaporkan hasil laporan stock opname barang tersebut.

Jadi stock opname adalah bentuk kegiatan perhitungan persediaan stok barang di gudang sebelum dijual. Kegiatan tersebut dapat menyita waktu, jika Anda memeriksa dan menghitung barang tersebut secara langsung.

Melakukan perhitungan itu juga harus teliti, tidak boleh ada kesalahan ataupun ada perhitungan yang terlewat, karena sangat berengaruh pada stok barang yang akan dijual.

Adapun tujuan dari stock opname ini untuk mengetahui persediaan barang dan mengecek persediaan kas. Ada petugas yang ditugaskan untuk melakukan stok opname yaitu petugas audit internal yang nantinya akan mencatat persediaan barang internal perusahaan.

Adanya proses stock opname Anda bisa melaukannya secara independen yang nantinya memberikan hasil yang akurat.

Pada pelaksanaan pencatatan stok barang ini juga dapat dibagi menjadi tiga waktu yaitu, waktu harian yang biasanya untuk perusahaan makanan, waktu perdiodik dengan jangka waktu tertentu seperti 3 bulan, 6 bulan atau 1 tahun dan yang terakhir waktu persitiwa seperti hari-hari besar seperti hari raya dan HARBOLNAS.

Terakhir ada langkah yang harus dilakukan dalam melakukan stock opname, yaitu persiapan dokumen yang penting, perhitungan persediaan pada gudang, menganalisa pemeriksaan, dan membuat laporan stock opname.

Agar dapat mengurangi risiko salah pencatatan persediaan ataupun keuangan Anda bisa menggunakan aplikasi stok gudang seperti JURNAL.

Sistem JURNAL ini dapat mengoptimalkan pencatatan persediaan barang dengan metode yang tersistem cepat dan efisien agar tidak menghambat produktifitas bisnis Anda.

Adanya Inventory Management pada JURNAL bisa mememudahkan Anda mentracking nilai persediaan setiap hari dengan metode biaya rata-rata.

Laporan mutasi barang juga dapat digunakan untuk menganalisa kebutuhan stok untuk perencanaan stok di bulan-bulan yang ramai seperti pada saat Hari Raya.

Anda ingin mengetahui lebih tentang aplikasi stok gudang JURNAL, kami akan memberikan Anda kemudahan bagi bisnis perusahaan yang Anda miliki. 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *